Informativa sulla privacy
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali raccolti attraverso il negozio online Kavexystudio (di seguito “noi”), durante la navigazione, gli acquisti e le comunicazioni con il servizio di assistenza.
L’informativa è resa ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 e del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
1. Titolare del trattamento e contatti
Determiniamo le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali connesso alla gestione del nostro negozio. Per informazioni sul trattamento o per esercitare i propri diritti, è possibile utilizzare i seguenti recapiti:
Indirizzo: 103 MOROI MANSION, 2-12-3 NISHIMACHI, KOKUBUNJI, TOKYO 185-0035, JAPAN
Telefono: +81 (903) 835 26 76
Posta elettronica: orderstatus@kavexystudio.com
Orari di assistenza: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:30 alle 18:00 (ora dell’Europa centrale, CET).
2. Categorie di dati trattati
In relazione alle operazioni effettuate dall’utente, possono essere trattati:
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono e indirizzi di consegna e fatturazione.
- Dati relativi agli acquisti: prodotti ordinati, quantità, importi, numero dell’ordine e informazioni su consegne, resi, sostituzioni e rimborsi.
- Dati relativi ai pagamenti: metodo utilizzato, importo, esito dell’operazione e riferimenti necessari per riconciliare il pagamento o eseguire un rimborso.
- Dati dell’area personale: se viene creata, informazioni necessarie per l’accesso e la gestione delle preferenze.
- Dati delle comunicazioni: contenuto delle richieste di assistenza e documentazione fornita dal cliente.
- Dati tecnici: indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul programma di navigazione, pagine richieste, data e ora degli accessi e registrazioni di eventi utili alla sicurezza.
- Preferenze di consenso: scelte espresse rispetto agli strumenti di tracciamento eventualmente utilizzati.
Invitiamo a non inviare tramite posta elettronica il numero completo della carta di pagamento, i codici di sicurezza o informazioni personali non necessarie alla gestione della richiesta.
3. Origine dei dati
Raccogliamo i dati forniti direttamente durante l’acquisto, la compilazione dei moduli e le comunicazioni con noi. I dati tecnici possono essere raccolti durante la navigazione.
Possiamo inoltre ricevere dai prestatori di pagamento e dai corrieri informazioni sull’esito delle transazioni, sull’avanzamento delle consegne e sulle restituzioni, nella misura necessaria a gestire l’ordine.
4. Finalità e basi del trattamento
- Gestione degli ordini: utilizziamo i dati per concludere ed eseguire l’acquisto, ricevere i pagamenti, organizzare le consegne e gestire resi, sostituzioni e rimborsi. La base è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento (UE) 2016/679.
- Assistenza e area personale: trattiamo i dati per rispondere alle richieste relative agli acquisti o alle fasi precedenti e per fornire le funzionalità richieste, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b).
- Adempimenti obbligatori: conserviamo e utilizziamo i dati necessari agli obblighi contabili, fiscali e alle richieste vincolanti delle autorità, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c).
- Sicurezza e tutela dei diritti: trattiamo i dati necessari a prevenire frodi, accessi abusivi e usi impropri e a gestire eventuali contestazioni, sulla base del legittimo interesse previsto dall’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), valutando i diritti e le libertà degli interessati.
- Strumenti facoltativi di tracciamento: quando richiedono il consenso, il trattamento si basa sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), e sull’articolo 7 del medesimo Regolamento.
Le comunicazioni relative a conferma dell’ordine, pagamento, spedizione e assistenza sono necessarie alla gestione del rapporto di acquisto.
5. Conferimento obbligatorio o facoltativo
I dati necessari all’elaborazione dell’ordine e alla consegna sono richiesti durante l’acquisto. Il loro mancato conferimento può impedire di completare l’ordine o fornire il servizio richiesto.
Le informazioni aggiuntive non necessarie e i consensi facoltativi possono essere rifiutati senza impedire l’acquisto. La semplice navigazione o accettazione delle condizioni di vendita non equivale al consenso per trattamenti facoltativi.
6. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati, limitatamente a quanto necessario, a:
- Persone autorizzate alla gestione degli ordini e all’assistenza.
- Prestatori di servizi di pagamento e istituti coinvolti nelle transazioni.
- Corrieri e operatori incaricati di consegne, ritiri e restituzioni.
- Fornitori di infrastrutture informatiche, archiviazione, manutenzione e sicurezza del negozio.
- Consulenti incaricati degli adempimenti contabili, fiscali o della tutela dei diritti.
- Autorità competenti, quando la comunicazione è obbligatoria.
I soggetti che trattano dati per nostro conto sono incaricati secondo l’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Altri destinatari possono operare come titolari autonomi per le attività di propria competenza.
7. Conservazione dei dati
Conserviamo i dati per il periodo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, applicando i seguenti criteri:
- Ordini e documentazione contabile: per gestire l’acquisto e, per i documenti soggetti a conservazione obbligatoria, per il periodo prescritto. Quando applicabile, l’articolo 2220 del Codice civile prevede dieci anni per le scritture e i documenti contabili.
- Assistenza, resi e rimborsi: fino alla chiusura della richiesta e, ove necessario, per il periodo utile a documentare l’adempimento e gestire eventuali contestazioni.
- Area personale: per la durata del servizio richiesto, salvo i dati da conservare separatamente per obblighi specifici o tutela dei diritti.
- Registrazioni tecniche: per il tempo proporzionato alle esigenze di funzionamento, prevenzione e accertamento degli incidenti.
- Consensi: per documentare la scelta effettuata e le eventuali modifiche o revoche.
Una controversia o una richiesta vincolante può rendere necessaria la conservazione dei soli dati pertinenti per un periodo ulteriore. Alla cessazione delle esigenze di conservazione, i dati vengono cancellati o resi anonimi.
8. Strumenti di memorizzazione e tracciamento
Gli strumenti strettamente necessari consentono funzioni come la gestione del carrello, la continuità della sessione e la sicurezza. Il loro utilizzo non richiede il consenso quando ricorrono le condizioni dell’articolo 122 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Gli eventuali strumenti non necessari che richiedono il consenso devono rimanere disattivati fino alla scelta dell’utente. Il rifiuto deve consentire di continuare a utilizzare le funzioni essenziali del negozio.
Le informazioni specifiche su strumenti, finalità, durata e modalità di modifica delle preferenze devono essere disponibili nell’informativa dedicata e nell’interfaccia di scelta, secondo il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 231 del 10 giugno 2021.
9. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, ai sensi dell’articolo 32 del Regolamento (UE) 2016/679, per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione e divulgazione indebita.
In caso di violazione dei dati personali, effettuiamo le valutazioni e le comunicazioni previste dagli articoli 33 e 34 del medesimo Regolamento, quando ne ricorrono i presupposti.
10. Diritti dell’interessato
Alle condizioni previste dagli articoli 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può:
- Accedere ai propri dati e riceverne una copia.
- Richiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti.
- Richiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento.
- Ricevere i dati in un formato strutturato e richiederne la portabilità, quando applicabile.
- Opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione.
- Revocare il consenso senza pregiudicare il trattamento già effettuato.
- Beneficiare delle garanzie relative alle decisioni esclusivamente automatizzate previste dall’articolo 22.
Per esercitare i diritti, scrivere a orderstatus@kavexystudio.com. In caso di ragionevoli dubbi sull’identità, potremo richiedere informazioni aggiuntive strettamente necessarie alla verifica.
Rispondiamo entro un mese dalla ricezione. Se necessario, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, comunicando entro il primo mese la proroga e i motivi. Le richieste sono normalmente gratuite, secondo l’articolo 12 del Regolamento (UE) 2016/679.
11. Reclami
L’interessato può presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679, senza dover necessariamente contattarci prima. Informazioni e modalità sono disponibili sul sito www.garanteprivacy.it.
12. Aggiornamenti dell’informativa
Possiamo aggiornare questa informativa per riflettere modifiche dei servizi o dei trattamenti. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina e le modifiche rilevanti saranno comunicate con modalità appropriate.
Se intendiamo utilizzare i dati per una finalità diversa da quella inizialmente indicata, forniremo preventivamente le informazioni necessarie e richiederemo un nuovo consenso quando necessario.